En ce début de mois de juillet, plus de 6000 CFC, 2500 certificats de maturité et 8000 certificats de fin d’études sont délivrés. Mis en regard du temps à disposition pour tout imprimer, ces chiffres donnent le tournis. Au Gymnase de Burier par exemple, les résultats ont été connus jeudi 27 juin, la conférence des maîtres se réunissait lundi 1er juillet pour statuer sur les succès et échecs des élèves et tout devait être prêt pour les promotions, jeudi 4 juillet. Si l’annonce des résultats marque la plupart du temps le début des vacances pour les jeunes, au sein des établissements, la pression ne se relâche pas.
«C’est une période très chargée, explique Mireille Perrin, directrice de l’Établissement primaire et secondaire de Crissier. Tout se concentre sur une période très courte!» Car en plus de boucler les examens et l’année, les directions préparent déjà la rentrée suivante et font la répartition des classes. «Entre temps, je dois aussi écrire mon discours pour les promotions!», glisse-t-elle avec philosophie.
Des documents commandés par milliers
Alors que l'activité atteint son pic à la fin du mois de juin, la Direction achats et logistique de l’État de Vaud (DAL), qui approvisionne les 92 établissements scolaires et 11 gymnases vaudois et le Gymnase intercantonal de la Broye, est à pied d’œuvre déjà en début d’année civile. «Les écoles ont une consommation annuelle de 6500 étuis de certificats et 500 étuis d’attestations de fin de scolarité», calcule Yves Croisier, responsable des achats de fournitures scolaires à la DAL. Certes, c’est «peu» par rapport aux 90'000 agendas nécessaires chaque année, mais les chiffres restent impressionnants.
L’entreprise spécialisée dans le soudage du plastique qui fournit les fameuses pochettes vertes des certif’s et des livrets scolaires est basée à Nyon. Ces étuis n’ont quasiment pas changé depuis des décennies, souligne l’acheteur. À l’exception de quelques fourres plastiques ajoutées dans les livrets scolaires, car depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’enseignement obligatoire (LEO) en 2013, le nombre maximal de bulletins qui peuvent y figurer a augmenté.
Le papier filigrané, où l’on discerne en transparence l’écusson du canton pour marquer l’officialité de ces documents, est commandé par tonne pour plusieurs années. Tout l’art de l’équipe logistique consiste à acheter ces fournitures au plus juste, pour ne pas jeter des stocks trop importants si quelque chose change l’année suivante.
Un pour tous et tous pour un
Tandis que les établissements de la scolarité obligatoire gèrent chacun leurs stocks, les gymnases vaudois ont décidé d’unir leurs forces. Depuis des années, c’est le Gymnase de Burier qui commande les fournitures liées aux examens et aux titres pour tous les établissements vaudois. En mars, la directrice Agnès-Valérie Bessis a commandé 3270 papiers filigranés pour les certificats de maturité, 1950 pour les certificats de culture générale et 285 pour les CFC d'employés de commerce et les maturités professionnelles en orientation économie. La DAL envoie ces fournitures à chaque établissement. À Burier et dans tous les gymnases, ces documents, d’abord vierges, puis complétés, sont conservés dans des coffres très sécurisés. «Nous sommes très attentifs à garder ces titres en sécurité», souligne la directrice.
La pochette et le papier des CFC et attestations fédérales de formation professionnelle (AFP) sont quant à eux fournis par la Confédération. L’impression de ces certificats et attestations est centralisée à la Direction générale de l’enseignement postobligatoire, rue Saint-Martin à Lausanne. «Entre mi-juin et la première semaine de juillet, le travail tombe en masse», explique Jean-Pierre Delacrétaz, adjoint à l’Office de la formation professionnelle. Ces titres sont imprimés pour plus de 200 métiers différents. «Nous avons des renforts pour l’impression et la mise sous pli». Là aussi, ces documents sont conservés avec grand soin, car il existe un marché noir de faux CFC. Quand de tels documents sont identifiés, souvent sur un doute d’un futur employeur, ils sont systématiquement dénoncés, explique le chef adjoint.
Pic de fréquentation
Au niveau de la scolarité obligatoire, dès que les examens sont terminés, les enseignantes et enseignants saisissent les notes des écrits et des oraux dans le logiciel NEO (pour notes de l’enseignement obligatoire), où les résultats sont enregistrés tout au long de l’année. Cet outil calcule les moyennes et, après validation, les bulletins, certificats de fin d’études et attestations de fin de scolarité sont générés au format PDF.
NEO est un véritable tableau de bord de l’enseignement obligatoire et des 71’741 élèves (au 26 juin) qui reçoivent des notes ou des appréciations, c’est-à-dire entre la 3e et la 12e, explique David Tenthorey, en charge des projets informatiques pour l'enseignement obligatoire. Un record a même été battu en juin: près de 105'000 évaluations ont été saisies le même jour par les enseignants du canton dans le logiciel.
Lors de la mise en place du système, un des défis a été de pouvoir générer toutes les variantes possibles des bulletins ou du certificat et de son annexe, explique Philippe Linder de la Direction pédagogique. Les élèves suivent certains enseignements dans des niveaux différents, peuvent prendre des options ou des cours facultatifs. Si bien qu’ajouter quelques mots supplémentaires au bulletin, au certificat ou à son annexe, qui doivent chacun rentrer sur une page A5, n'est pas un exercice anodin et doit être anticipé.
Au-delà du papier, l’humain
Entre l’annonce des résultats et les promotions, les secrétariats travaillent d’arrache-pied. Les secrétaires préparent des enveloppes pour chaque élève contenant leur titre, attestation et prix avec minutie. Au Gymnase de Burier – un grand établissement –, plus de 330 maturités et 140 certificats de culture générale ont été imprimés en deux jours. «Cela ne paraît pas si long, mais c’est un moment très délicat», souligne Agnès-Valérie Bessis. «C’est une période extrêmement intense de contrôle pour les doyennes, les doyens et moi-même, car nous devons transmettre à nos élèves des résultats conformes à leurs résultats.» Dernière touche: les directrices et directeurs prennent leur plume pour signer à la main tous les diplômes.
Finalement, arrive la cérémonie des promotions, un moment spécial. Car au-delà du papier, c’est surtout la remise du titre sur scène, devant les parents, profs et camarades, qui marque. «Dans ma fonction de directrice, je ne suis pas aussi souvent au contact des élèves que je le souhaiterais, raconte Mireille Perrin, de Crissier. Quand je le suis, c’est souvent dans des circonstances peu agréables et rarement pour les féliciter. Aux promotions, c’est chouette de les regarder sur scène, de leur serrer la main. Je sais le travail que certains ont fourni pour être là. Il y a de l’émotion». La directrice de Burier est également marquée par l’émotion de ce moment très humain, «qui signifie que ces jeunes ont bien travaillé et que l'institution scolaire a rempli sa mission.» (mm)