Les commissions du personnel: s'engager pour les besoins des collaborateurs
Elles existent dans plusieurs départements de l’administration, mais peu de collaborateurs savent vraiment ce qu’elles font, et encore moins qu’elles peuvent les aider. Les commissions du personnel œuvrent au quotidien pour améliorer les conditions de travail de milliers d’employés de l’État. De la plaine de l'Orbe à Lausanne, rencontre avec deux commissions aux visages bien différents, mais animées par la même conviction: prendre soin des gens, c'est prendre soin de l'institution.
Imaginez : vous travaillez dans un établissement pénitentiaire, par grand froid, et les courants d’air qui balaient les couloirs vous glacent les os à chaque ronde. Vous aimeriez une veste polaire. Votre chef n’est pas convaincu. Ou encore : vous êtes secrétaire dans une école professionnelle, votre cahier des charges ne correspond plus à vos tâches réelles depuis des années, et votre hiérarchie directe n’entend pas vos préoccupations. Que pouvez-vous faire?
C’est précisément à ce genre de situations que répondent les commissions du personnel. Ses acteurs cherchent à apporter un soutien réel aux personnes sur le terrain. Ce sont des collègues élus, qui font bénévolement le lien entre le terrain et la direction, entre les aspirations du personnel et les décisions institutionnelles.
Les membres de la COPERS du SPENSPEN : au service du personnel pénitentiaire
Au Service pénitentiaire (SPEN), la mécanique est bien rodée. Louis Molnar, président de la COPERS depuis huit ans, connaît bien l’institution où il travaille depuis 27 ans. Une longévité qui lui confère une autorité naturelle et une connaissance intime des rouages pénitentiaires. Responsable d’atelier à la haute sécurité des Établissements de la Plaine de l’Orbe (EPO), il est aussi, depuis 2017, le porte-parole de quelque 750 collaboratrices et collaborateurs répartis dans les différentes prisons du canton : EPO, Bois-Mermet, La Tuilière, La Croisée, l’EDM Les Léchaires, l’Etablissement du Simplon sans oublier l’Office d’exécution des peines et la Direction.
La structure de la COPERS du SPEN s’articule autour des COMET, les commissions des établissements. Chaque site délègue entre un et cinq représentants selon sa taille, pour un total d’une vingtaine de membres. Ces délégués se réunissent quatre fois par année pour recueillir les demandes du terrain et les transmettre à leur direction respective. Ce que la direction locale ne peut ou ne souhaite pas résoudre remonte ensuite, toujours quatre fois l’an, à la COPERS proprement dite, qui rencontre le Chef de service.
«Il faut prendre soin de ses employés ; ils prendront ensuite soin de l’entreprise.»
Les demandes traitées peuvent sembler anodines, mais leur impact sur le quotidien est réel : de nouvelles machines pour la salle de sport, des fruits à midi, des stores, un nouveau sol dans la salle de pause. Et puis, parfois, des batailles plus symboliques. Comme celle de la veste polaire, discutée pendant près d’un an pour les agents et les agentes qui travaillent dans des bâtiments où les portes restent ouvertes en hiver.
Il y a aussi l’introduction d’une machine à café au sein de la haute sécurité. Petite victoire, grand symbole. « Les agentes et les agents sont contents. Ils savent qu’ils n’ont pas de pause en horaire continu, mais ils peuvent boire le café. C’est un petit quelque chose qui améliore le quotidien », résume Louis Molnar, avec la satisfaction tranquille d’un homme qui sait que les grandes transformations institutionnelles se jouent souvent dans les détails.
La COPERS remplit également un second rôle, moins visible, mais tout aussi important : accompagner les collaborateurs et les collaboratrices lors d’entretiens formels. Quand un employé doit faire face à la Direction, il peut demander à être soutenu par un représentant de la commission. « Se retrouver tout seul devant quatre ou cinq personnes, c’est impressionnant », reconnaît Louis Molnar. Sa mission : vérifier que le débat se déroule correctement, que le procès-verbal est conforme aux échanges, et défendre son collègue autant que possible.
Au DEF, 16 membres pour 18 000 collaboratrices et collaborateurs
Le défi est d’une autre nature au Département de l’enseignement et de la formation professionnelle (DEF), l’un des plus grands départements de l’administration cantonale vaudoise. Sa COPER représente quelque 18 000 collaboratrices et collaborateurs (enseignants, personnel administratif, logisticiens, informaticiens) répartis dans des dizaines d’établissements à travers le canton. Pourtant, elle ne compte que 16 membres.
Christiane Bally, présidente de la COPER du DEF et Michaël Valceschini, membre de la commission du personnel ©BIC I An LeuChristiane Bally, présidente de la COPER du DEF, est responsable administrative à l’École technique des métiers de Lausanne (ETML). Elle a rejoint la commission en 2023, au moment où la commission a été largement renouvelée et où elle s'est étoffée. À ses côtés, Michaël Valceschini, assistant RH à l’École professionnelle et commerciale de Lausanne (EPCL) et membre du bureau, partage ce diagnostic : en intégrant la COPER, nous avions envie de la réinventer, de la dynamiser. Il a d’abord fallu en promouvoir l’existence. « Nous œuvrons passablement dans l’ombre, résume Michaël Valceschini. Il faudrait que les gens s’intéressent aux Commission du personnel et y fassent davantage appel. »
Le premier chantier fut inattendu : simplement parvenir à contacter collaboratrices et collaborateurs. « La COPER était incapable de les atteindre», explique Christiane Bally. La raison ? Une jungle d’adresses électroniques aux formats disparates, selon les directions et les établissements, et une difficulté à trouver une liste centralisée. Grâce à un membre de la commission issu du service informatique, la COPER a pu, pour la première fois, envoyer un message à l’ensemble du personnel du DEF pour se présenter.
La commission fonctionne désormais sur un rythme mensuel — une séance par mois hors vacances scolaires — avec des groupes de travail thématiques qui avancent entre les réunions plénières. Chaque membre dispose statutairement d’une demi-journée par mois sur son temps de travail, le bureau bénéficiant d’une journée complète. Un cadre qui appelle à une bonne coordination avec les hiérarchies, comme le souligne M. Valceschini : “Il est important d’inscrire cet engagement dans un dialogue constructif avec son encadrement et d’adapter sa communication en conséquence. »
Dialogue plutôt qu’affrontement
Ce qui distingue fondamentalement une COPERS d’un syndicat, les représentants des deux commissions le formulent avec la même clarté : leur posture est celle du dialogue, pas de la revendication. «Nous sommesclairement dans la discussion et la collaboration», insiste Christiane Bally. «Notre rôle est d’établir une médiation entre les collaborateurs et l’administration. La bienveillance, c’est vraiment notre approche», estime Michaël Valceschini.
La COPER du DEF traite de nombreuses demandes. Par exemple, les conditions de travail des aides à l’intégration, ces collaborateurs recrutés pour accompagner les élèves à besoins particuliers dans les classes ordinaires, et dont les conditions d’emploi méritent attention. Ou encore la situation des dépositaires scolaires — ces gestionnaires de fournitures qui travaillent parfois dans des locaux mal éclairés et mal ventilés qui ont vu leur métier se complexifier avec l’arrivée de nouveaux logiciels. Et puis le grand mouvement de bascule de l’école de commerce, historiquement rattachée aux gymnases, qui rejoindra les écoles professionnelles dès la rentrée 2026, soulevant une multitude de questions pour les enseignants comme pour le personnel administratif.
Du côté du SPEN, les questions salariales sont explicitement exclues du périmètre de la COPERS — elles relèvent de l’Association vaudoise des agents pénitentiaires (AVAP). Mais tout ce qui touche aux conditions matérielles et humaines du travail est du ressort de la commission. Et Louis Molnar s’y consacre avec une énergie qui ne faiblit pas, même si les séances ne l’absorbent qu’une poignée d’heures par mois.
Quatre à cinq fois par an, à la pause de midi, il présente la COPERS et son propre rôle aux nouveaux collaborateurs du SPEN. Une mission bénévole, presque militante, qui illustre l’état d’esprit de ces représentants du personnel : disponibles, pragmatiques, et profondément convaincus que la qualité de vie au travail n’est pas un luxe. (DE)
Rejoindre une commission du personnel
Comment devient-on membre d’une commission du personnel? La procédure est à la fois simple et encadrée. Dans les deux commissions rencontrées, le principe est le même: des élections tous les deux ans. Pour la COPER du DEF : sont éligibles tous les membres en fonction depuis plus de six mois, à l’exception des Chef/fe-s de service ou d’office cantonaux. Pour la COPERS du SPEN la commission est ouvertes à toute personne titulaire d’un contrat à durée indéterminée. Les CDD et les apprentis sont exclus — les premiers, car leur situation contractuelle fragiliserait leur indépendance, les seconds en raison de leur statut spécifique. Les cadres, eux, s’abstiennent généralement de participer, pour préserver la confidentialité des échanges.
Au SPEN, une fois les membres des COMET désignés, ceux-ci élisent entre eux des personnes à la présidence, à la vice-présidence et au secrétariat de la COPERS. Louis Molnar reconnaît avec humour que ces postes ne suscitent pas les vocations… Au DEF, la procédure est légèrement différente : les membres sont d’abord élus au sein de leur direction respective (DGEO ou DGEP), puis validés en assemblée générale.
La COPERS du DEF a également investi dans la formation de ses membres, en faisant appel à des juristes spécialisés dans le droit du travail et la représentation du personnel — une initiative que Christiane Bally juge indispensable : « Cela permet de comprendre les statuts, les prérogatives, les limites légales de l’action d’une commission. Autant de balises qui permettent à des bénévoles non spécialistes d’agir avec efficacité et légitimité.