À « La Place » du shop
En janvier dernier, la Direction des achats et de la logistique (DAL) mettait en ligne la nouvelle plateforme des achats permettant aux services ou aux établissements scolaires de passer leurs commandes de matériel. La cheffe de projet, Alexandra Di Tommaso, nous fait découvrir les arcanes de ce nouveau portail qui remplace l’ancien « shop ».
Désormais, en quelques clics, il est possible de se faire livrer l’un ou l’autre des quelque 6000 articles disponibles sur le portail « LA PLACE », nouvelle plateforme des achats de l’État pleinement opérationnelle depuis le 21 janvier. Cette dernière remplace ainsi « Le Shop », obsolète après quinze années de service.
Faire peau neuve
Travaillant main dans la main, les équipes de la Direction des achats et de la logistique (DAL) et de la Direction générale du numérique et des systèmes d’information (DGNSI) ont planché sur le nouveau système d’information qui comporte deux parties. Celle consacrée directement à l’utilisateur, « LA PLACE », et celle qui constitue le module logistique, en quelque sorte le moteur qui alimente le tout depuis SAP Finances. Véritable partie immergée de l’iceberg, il assure, notamment, la gestion du catalogue, des stocks, des inventaires, des livraisons, des fournisseurs et des clients, ainsi que toute la partie financière qui comprend l’émission des factures, les imputations et les paiements.
Alexandra Di Tommaso, cheffe de projet à la Direction des achats et de la logistique: "Il fallait que La Place soit rapide et facile à utiliser". | ARC SieberL’exemple du e-commerce
«La crise sanitaire nous a mis face à un défi, explique Alexandra Di Tommaso. Durant cette période, tout le monde s’est familiarisé avec le e-commerce ; il était donc impensable que notre système ne réponde pas aux nouvelles exigences du public, notamment en termes de facilité d’utilisation et de délai de livraison. Quand les gens ont pris l’habitude de commander une jupe ou un short en trois clics, ils ne comprennent pas pourquoi, au travail, il en faudrait tout d’un coup six…», relève la cheffe de projet. Mission remplie : démonstration à l’appui, en quelques clics (lire ci-dessous), il est désormais possible de répondre à la plupart des demandes et de livrer aux quatre coins du canton dans des délais comparables à ceux des entreprises de e-commerce.
«La crise sanitaire nous a mis face à un défi. Durant cette période, tout le monde s’est familiarisé avec le e-commerce ; il était donc impensable que notre système ne réponde pas aux nouvelles exigences du public, notamment en termes de facilité d’utilisation et de délai de livraison. Quand les gens ont pris l’habitude de commander une jupe ou un short en trois clics, ils ne comprennent pas pourquoi, au travail, il en faudrait tout d’un coup six…»
Offre abondante et diversifiée
Le catalogue est constamment enrichi et renouvelé, comme le souligne Alexandra Di Tommaso : « La DAL est responsable du stock de tous les produits qui doivent être achetés en grande quantité, et qui s’adressent à une ou plusieurs entités de l'État en fonction du volume. À titre d’exemples : les ouvrages scolaires, les imprimés, les fournitures de bureau, les accessoires pour les ordinateurs, l’outillage, le mobilier ou encore le matériel audiovisuel.
En parcourant les nombreux rayons de la boutique en ligne, force est de constater qu’ils couvrent un large spectre : peu de choses manquent à l’inventaire, qui va du massicot au stylo en passant par le frigo ou les produits de nettoyage. « Dans la mesure du possible, nous proposons chaque fois plusieurs variantes pour répondre aux multiples attentes. Les produits proposés par la DAL doivent répondre aux besoins des utilisateurs. Même de différents formats, un post-it reste un post-it. Raison pour laquelle nous avons dû refuser des demandes, par exemple, de post-it en forme de cœur ou de couleur fuchsia. Pour l’approvisionnement de ces articles, des appels d’offres aux marchés publics sont menés afin de respecter l’égalité de traitement dans nos demandes de prix. Parallèlement, les fournisseurs locaux sont également sollicités dans les achats des articles référencés à la DAL ».
Périmètre en constante évolution
Ces « grandes familles » de produits massifiables font l’objet de discussions continues avec l’ensemble des services de l’État de manière à les élargir et permettre à la DAL de s’adapter aux nouveaux besoins et aux marchés en perpétuelle évolution.
Comme le précise Alexandra Di Tommaso, le but n’est pas d’empiéter sur l’autonomie des services en matière d’approvisionnement, mais de leur proposer une valeur ajoutée via la partie contractuelle de l’achat : « Grâce aux compétences professionnelles de l’ensemble de nos collaborateurs, nous pouvons les décharger d’une tâche chronophage tout en favorisant l’achat à large échelle de produits répondant aux critères de durabilité. »
Pour terminer avec quelques chiffres, le site compte quelque 3300 utilisateurs. Et même si, pour l’heure, 75% des achats ne passent pas par la DAL, son volume d’achat se monte à 33 millions de francs. Montant sur lequel la DAL a pu réaliser en 2021, grâce aux commandes en gros, des économies d’achat de l’ordre d’environ trois millions de francs. (DA)
Ci-dessous retrouvez les encadrés pour en savoir plus:
- LA PLACE, mode d'emploi
- La réforme des achats, c'est quoi?
LA PLACE, mode d’emploi
La prise en main de LA PLACE est simple et rapide. On commence par se plonger dans la liste des produits selon que l’on cherche des trombones, un carnet de notes, un instrument de musique ou à faire imprimer des partitions. Et on remplit son panier, comme sur que n’importe quel site de e-commerce.
Avec une différence de taille cependant : « Selon la règle importante du Département des finances, « le principe des quatre yeux », nous avons mis en place un système exigeant une validation formelle par les services concernés, comme pour tout engagement de deniers publics », explique Alexandra Di Tommaso. Fort de quoi, une fois le panier rempli, la commande doit d’abord être validée par le service demandeur. Il appartient dès lors à chaque service de décider lui-même des différents niveaux de validation qu’il veut imposer en fonction des montants engagés, par exemple.
Processus transparent
Du moment que la commande est validée, il faut compter entre 24 et 48 heures pour la livraison – comme l’un des objectifs de la DAL est d’augmenter l’assortiment disponible, de nombreux articles ne sont pas stockés à la DAL, mais commandés directement aux fournisseurs, ce qui réduit le temps de livraison. Pour les articles déjà en stock à la DAL, ils seront inclus dans la traditionnelle tournée de livraison et il faudra alors compter entre un et dix jours ouvrés. En cas d’urgence ? Moyennant un coût supplémentaire, on peut sans autre bénéficier d’un service express. Afin d’améliorer la transparence du processus, un tableau de bord permet aux utilisateurs de suivre toutes les étapes et les temps de livraison, tout comme il peut faire une réclamation ou encore suivre l’évolution de son budget dédié aux achats.
Autre nouveauté majeure : désormais, avant d’effectuer le paiement au fournisseur, le collaborateur doit simplement confirmer que l’objet est bien arrivé et en bon état. « Personne n’aurait l’idée de payer une facture dans sa sphère privée avant d’avoir vérifié qu’elle correspond bien à la commande ou que la marchandise a bien été reçue. Il en va de même avec l’argent public. » Si pour une raison ou une autre, un achat devait néanmoins se faire exceptionnellement dans un commerce, la personne qui commande devra le régulariser. « Sa facture sera alors entrée dans le système pour être validée a posteriori et nous permettra d’avoir une meilleure vision des besoins et des éventuels manques », précise Alexandra Di Tommaso.
Faciliter sa mise en œuvre
Même si la DAL a misé sur la simplicité de son utilisation, LA PLACE ne manquera pas de susciter des questions, comme tout nouveau système informatique. Afin d’y répondre au mieux et faciliter sa mise en œuvre, une centaine de personnes répondantes ont été spécialement formées pour assurer un appui aux utilisateurs de chacune des entités de l’État. Et jusqu’en juin prochain, elles-mêmes seront appuyées dans leurs tâches par la DAL, qui a également renforcé son service de soutien, le temps que la passation entre les deux systèmes d’achat soit bien digérée. (DA)
La réforme des achats
La réforme des achats au sein de l’État découle d’un audit de la Cour des comptes. La mise en œuvre des recommandations qui le concluaient remonte à 2018. La réorganisation de l’ancienne Centrale d’achats de l’État de Vaud (CADEV) en Direction des achats et de la logistique (DAL) s’inscrit dans ce contexte. La DAL a ainsi connu un renforcement des compétences métiers en matière d’achats et son nouveau système d’information. (DA)
