«Un courriel doit être traité comme n’importe quel document formel»

Gérer correctement un dossier et l’ensemble des documents utiles à sa réalisation, c’est assurer le bon suivi d’un projet ou d’une affaire; c’est aussi permettre à son service de fonctionner adéquatement, en mettant à disposition des collaboratrices et collaborateurs autorisés toutes les informations nécessaires. Si l’importance de ce travail s’est jusqu’ici concentrée sur la production analogique, voire la production «bureautique» des entités et services, une nouvelle directive vient apporter un cadre à la gestion des courriels.

Les courriers papier ont longtemps fait foi en tant que documents jugés officiels et ont, à ce titre, été intégrés au dossier qu’ils concernaient. Les courriels, avec la constante progression de l’utilisation des messageries, nécessitent la même attention. «Les courriels sont arrivés par la petite porte, mais ils contiennent souvent des informations pertinentes pour une affaire. Il faut donc les intégrer au dossier concerné, comme on le fait pour tout autre type de document» souligne Delphine Friedmann, directrice des Archives cantonales vaudoises. «Cette nouvelle directive entend promouvoir un changement d’état d’esprit à l’égard des courriels : ils doivent être traités comme n’importe quel autre document administratif ou officiel.»

Un nouveau cadre

Loin d’une simple formalité, la directive sur la gestion des courriels, validée par le Conseil d’État en novembre dernier, revêt un caractère particulièrement important, dans la mesure où elle concerne l’ensemble des collaboratrices et des collaborateurs détenteurs d’une adresse @vd.ch. Toutes et tous potentiellement en possession d’informations pertinentes dans le cadre de la gestion et le suivi d’un dossier. 

Si, au moment de leur création, les courriels sont diffusés facilement à un ou plusieurs interlocuteurs, leur enregistrement dans le cadre du dossier principal d’une affaire demande un travail accru. «L’accès à la messagerie est personnel et limité au destinataire. D’où l’importance d’enregistrer ou de classer les courriels dans un dossier partagé, en dehors de la messagerie, afin que toute personne potentiellement impliquée dans sa gestion ait accès à l’ensemble des documents y relatifs», souligne Delphine Friedmann.

En termes de bon fonctionnement des entités et services, cette gestion s’avère donc aujourd’hui cruciale. «Quand il s’agit de suivre une affaire, de comprendre le contexte d’une prestation délivrée par un service par exemple, toutes les pièces doivent être réunies afin d’éviter des lacunes et la perte d’informations importantes.» La directive précise la responsabilité de chacun dans le processus: l’expéditeur doit évaluer, classer et conserver les courriels envoyés comme trace de son action. Idem pour le destinataire principal d’un courriel, dès lors qu’il est en charge de l’affaire concernée et que le courriel lui est spécifiquement adressé. Dans le cas des comptes de messageries génériques, il s’agit d’attribuer la responsabilité de leur gestion à une seule personne. 

Un geste écologique, aussi

En plus d’assurer un bon suivi des affaires, la gestion documentaire se double, notamment dans le domaine numérique, d’un intérêt écologique. Si beaucoup ont l’impression que leur boîte de messagerie pleine n’a pas d’impact environnemental, les courriels qui y restent sans raison occupent pourtant une place inutile sur les serveurs. Un gaspillage énergétique qui pourrait facilement diminuer grâce à une meilleure gestion. «Avec l’introduction des poubelles de tri, l’impact environnemental des déchets a diminué. Il est devenu impensable de mettre de l’alu dans une poubelle pour le PET. Cela demande un petit effort à chacun, mais semble normal aujourd’hui. Avec les courriels, c’est la même chose. Éliminer rapidement ou enregistrer dans le dossier d’affaire ce qui doit l’être permet d’avoir une messagerie régulièrement vidée. Mieux les courriels sont triés, mieux on va travailler», illustre Delphine Friedmann.

Bientôt de nouveaux outils

Il s’agit donc aussi pour l’administration cantonale de se doter de nouveaux outils, en cours de création, afin que la gestion des courriels s’avère la plus efficace possible. Reste que l’action humaine continuera d’être au cœur du processus, d’où l’importance des règles aujourd’hui édictées. Delphine Friedmann précise que «cette directive s’inscrit en amont de l’arrivée des outils. Mais chacun peut déjà commencer à réfléchir à sa propre gestion des courriels. Personnellement, j’ai adapté ma façon de faire. Ce n’est pas toujours évident et prend du temps. Ça me permet de voir à quel point il est important de disposer de systèmes qui facilitent l’enregistrement hors messagerie. Mais avant les outils, c’est notre état d’esprit qui doit évoluer. C’est capital dans le domaine du numérique en général, car la réflexion doit se faire en amont de la création d’outils si l’on veut que les processus d’automatisation soient conçus intelligemment.» Une réflexion qui ne concerne donc pas que les courriels, mais l’ensemble de la gouvernance documentaire. (DT)

A consulter:

Directive druide sur la gestion des courriels

Page intranet des Archives cantonales vaudoises sur la gestion des courriels