WEBEX TEAMS et WEBEX MEETINGS se réunissent en une seule application WEBEX
Depuis sa mise en production l’année dernière, la plateforme Webex pour les séances à distance offre deux variantes – Webex Teams et Webex Meetings – qui proposent des fonctionnalités légèrement différentes. Cet été, pour simplifier l’organisation des séances en «distanciel» et accroître le confort d’utilisation, la DGNSI installera la nouvelle version de Webex, qui regroupera ces deux plateformes et leurs fonctionnalités en une seule application: Webex.
Quelques jours à peine ont suffi pour que l’ensemble des services de l’État se familiarise avec ce nouveau mode collaboratif imposé par une situation totalement inédite. Cheville ouvrière du projet Webex, Luca Smeriglio, ingénieur en télécommunications à la Direction générale du numérique et des systèmes d’information (DGNSI), se souvient : « À la mi-mars 2020, nos équipes ont travaillé jour et nuit pour permettre la mise en production urgente de ce logiciel sur notre périmètre, qui comprend environ 14 000 postes de travail. Il a fallu également mettre des guides d’utilisation à disposition. » La vidéoconférence a dès lors pris un grand essor à l’État.
«À la mi-mars 2020, nos équipes ont travaillé jour et nuit pour permettre la mise en production urgente de ce logiciel sur notre périmètre, qui comprend environ 14 000 postes de travail. Il a fallu également mettre des guides d’utilisation à disposition. »
Près de 900 séances quotidiennes
Aujourd’hui, près de 900 séances Webex sont organisées chaque jour ouvrable. « Nos derniers chiffres indiquent qu’entre mi-avril et mi-mai de cette année, plus de 17 000 réunions virtuelles se sont tenues dans les différents services, regroupant près de 76 000 participants », détaille l’ingénieur, pour qui Webex a prouvé son utilité et son efficacité. Pour l’anecdote, signalons que la palme revient à la journée de mardi 20 avril 2021, durant laquelle pas moins de 1050 réunions virtuelles ont été tenues.
Vers une solution unifiée
Depuis sa mise en production l’année dernière, la plateforme Webex offre deux variantes – Webex Teams et Webex Meetings – qui proposent des fonctionnalités légèrement différentes. Dès la fin-juin, pour simplifier l’organisation des séances en « distanciel » et accroître le confort d’utilisation, la DGNSI installera la nouvelle version de Webex, qui regroupera ces deux plateformes. «Cumulant les fonctionnalités de Teams et de Meetings, ce client unifié, nommé tout simplement Webex, permettra d’optimiser cette ressource et de pérenniser ce logiciel collaboratif, que l’État n’avait jamais utilisé avant la pandémie, mais qui est désormais entré dans les mœurs», relève Luca Smeriglio.
Offrant également une alternative durable et intéressante à l’e-mail, car il permet de diminuer l’impact écologique de la messagerie, l’outil Webex ne fait donc que commencer à déployer tout son potentiel, à l’heure où le télétravail et la flexibilisation des espaces de travail ont fait leur entrée dans notre quotidien professionnel et survivront sans aucun doute à la pandémie. (MHJ)
Quelques petites astuces pour utiliser "WEBEX"
Pour assister à une séance en visioconférence, on peut se connecter quelques minutes avant pour vérifier que tout fonctionne, que sa caméra est bien activée et que son micro est coupé. Pour remédier à une faible connexion internet, nous pouvons couper la caméra pour privilégier la qualité audio, et/ ou se déconnecter du VPN (pulse).
La messagerie instantanée, ou chat, est un outil pratique pour poser les questions, et l’utilisation de l’outil main levée pour signifier que l’on souhaite prendre la parole peut aussi être utilisé.
Vous n'êtes pas encore familier avec les fonctionnalités proposées par votre outil de vidéoconférence tels que:
- Le partage d’écran offre la possibilité de faire collaborer une équipe sur un document, en ajoutant du texte et des annotations.
- Le tableau blanc pour effectuer des formes de brainstorming.
- Le chat, ou messagerie instantanée.
- Le sondage donne la possibilité de poser des questions à l’ensemble des membres.
- La création de sous-groupes permet dynamiser les séances.
Alors n'hésitez pas vous inscrire au cours organisé par le CEP sur cette nouvelle version unifiée de webex.
Toutes les informations pour s'inscrire à la formation au CEP
Petit guide à l'attention des utilisateurs et utilisatrices d'un outil vidéoconférence
Les règles de sécurité lorsque l'on utilise un outil de vidéo conférence
Photo I SSCMGrandes séances ou séances hybrides
A l'Etat les vidéosconférences ont pris tour à tour des formats très différents, avec des séances à distance ne regroupant que quelques personnes, ou d’autres comprenant un large auditoire. Certains services n’ont pas hésité en effet à réunir l’ensemble de leurs collaboratrices et collaborateurs en vidéoconférences, ce qui a demandé une animation rythmée des séances pour les faire vivre.
Les vidéoconférences que l’on qualifie d’hybrides regroupent des personnes travaillant à distance et d’autres réunies sur site, et une organisation particulière doit être adoptée. L’État-major cantonal de conduite (EMCC) a dû rapidement développer une solution pour organiser ses séances hebdomadaires avec une dizaine de personnes sur place, et une vingtaine d’autres à distance; dans une salle suffisamment grande pour que la distanciation sociale soit respectée.
Vincent Delacrétaz, chef de la section télématique au sein du Service de la sécurité civile et militaire (SSCM), précise que l’EMCC s’est doté d’un système de prise de vidéo permettant de filmer toutes les personnes autour de la table. Pour la prise de son, des micros-cravates sont utilisés, ainsi que des micros-perches, dirigés par un opérateur, tandis qu’une autre personne s’occupe de la régulation.
Ces installations ont ainsi permis de solutionner les problématiques techniques et sanitaires liées à l’organisation de réunions hybrides. Cependant, pour effectuer ces séances dans des salles plus petites ou lorsque ces rendez-vous sont moins fréquents, il existe aussi des solutions avec du matériel plus compact pour filmer et sonoriser les échanges. La Direction des achats et de la logistique (DAL) accompagne les besoins des services en équipement pour l’organisation de ces séances. (MDz)
