Un mode d’emploi simplifié pour « La Place »
Lancée en janvier dernier, la nouvelle plateforme d’achats de l’État de Vaud a déjà livré quelque quatre millions de pièces. Huit mois après sa mise en ligne, petit bilan intermédiaire avec Sara Frei, responsable des achats et du stock à la Direction des achats et de la logistique (DAL). En ligne de mire : les différents ajustements destinés à fluidifier l’utilisation de La Place, notamment grâce à des modes d’emploi simplifiés.
Avant tout, quelques chiffres pour résumer l’activité de La Place qui compte aujourd’hui 3000 utilisateurs. En huit mois d’activité, 45'000 commandes – qui représentent 4 millions de pièces – ont été effectuées. Le catalogue à disposition des collaboratrices et collaborateurs de l’État de Vaud propose 8200 articles, soit 63% de plus par rapport à l’offre de 2021. «Nous avons largement augmenté et élargi l’assortiment», se réjouit Sara Frei. Effectivement, peu de choses manquent à l’inventaire de La Place, du stylo au mobilier de bureau en passant par le frigo ou les produits de nettoyage.
Comme le rappelle Sara Frei, tous les services de l’État passent désormais leurs commandes par la DAL, «ce qui implique également que de nombreux utilisateurs ont dû changer leurs habitudes et s’adapter à une nouvelle manière de faire.»
Une utilisation simplifiée
Sara Frei estime que, huit mois après sa mise en ligne, le système fonctionne globalement bien : « Les utilisateurs disposent maintenant d’une meilleure vision, notamment sur l’incidence de chaque commande sur leur budget, et ils connaissent désormais le nom du fournisseur ; autant d’informations auxquelles ils n’avaient jusqu’à présent pas accès et qui ont été très favorablement accueillies. »
Sara Frei, responsable des achats et du stock à la Direction des achats et de la logistique (DAL): « Nous avons largement augmenté et élargi l’assortiment ». Image I ARC SieberSi ce premier bilan est positif, il est vrai aussi que la nouvelle plateforme d’achats a connu différents problèmes de fonctionnement, qui se sont toutefois réduits au fil des mois. Et du côté de l’ergonomie du système, plusieurs développements sont en cours : «Lorsque l’on cherche un produit, ce n'est pas forcément toujours simple. Nous sommes en train d’apporter des modifications au système de notifications ainsi qu’à l'affichage des recherches. Ce sont plutôt des améliorations auxquelles nous procédons à la suite de différentes remarques des utilisateurs.»
«Lorsque l’on cherche un produit, ce n'est pas forcément toujours simple. Nous sommes en train d’apporter des modifications au système de notifications ainsi qu’à l'affichage des recherches. Ce sont plutôt des améliorations auxquelles nous procédons à la suite de différentes remarques des utilisateurs.»
Un mode d’emploi plus digeste
Sur la base d’un questionnaire adressé aux répondants (une centaine de personnes spécialement formées pour assurer un appui au sein de chacune des entités de l’État), l’équipe de projet de la DAL a pu constater que parmi les améliorations attendues par les utilisateurs, la principale était de mieux adapter les modules de formation : «Nous avons entendu cette demande et avons effectué tout un travail de simplification pour rendre ces manuels plus digestes. De nouveaux modules de formation sont disponibles dans «VD Academy»* depuis le début du mois de novembre. Tous les utilisateurs de La Place ont reçu un message pour les en informe.»
Le document de formation actuel est si précis, si complet, qu’il peut parfois rebuter. Grâce à toute l’expérience acquise ces derniers mois au contact des utilisateurs, l’équipe de projet a pu le mettre à jour et le diviser en chapitres portant sur les principales actions (rechercher, valider, quittancer, réclamer, etc.), lesquelles sont ensuite séquencées en dix étapes clés. « Cette mise à jour était essentielle pour accompagner les utilisateurs et les aider à suivre scrupuleusement tous les processus afin que leurs commandes soient livrées dans les meilleurs délais. » (DA)
* La prochaine édition de La Gazette présentera l'offre de formations proposée par "VD Academy"
Calendrier de fin d’année
Pour rappel, l’inventaire sera effectué dans La Place du 21 au 23 décembre et aucune livraison stock DAL ne sera effectuée durant cette période. Les services sont invités à passer leurs dernières commandes dans La Place au plus tard le 16 décembre 2022 et pourront les reprendre dès le 1er janvier 2023. Les livraisons seront effectuées jusqu’à la fin de l’année 2022, sous réserve des stocks disponibles.
Petit mémo pour La Place
Depuis janvier, Sara Frei a constaté que parmi les principaux oublis qui ralentissent les flux d’achats figurent des points relativement simples à surmonter :
- ne pas oublier d’indiquer une adresse de livraison
- suivre le processus de validation interne au service sans laquelle la commande n’est pas traitée
- quittancer la réception de sa commande dans La Place, action indispensable au paiement de la facture
- faire une réclamation le cas échéant
- clôturer le dossier.
