Réforme des achats «Proposer les bons produits à la bonne personne au bon moment»
L’administration cantonale se dote de nouveaux outils pour mener à bien la réforme d’une politique d’achats et de logistique empreinte de durabilité. À la Direction des achats et de la logistique (DAL), le nouveau directeur Antonio Guarino y veille.
Avec une nouvelle politique entrée en vigueur le 1er octobre, un nouveau règlement et un nouveau directeur, Antonio Guarino qui a pris ses fonctions le 7 septembre, la Direction des achats et de la logistique (DAL) concrétise la Réforme des achats (RefA) au sein de l’administration cantonale.
L’objectif du projet RefA est de doter l’administration d’une véritable centrale d’achats, moderne et efficiente. Il répond au besoin de réforme globale constaté par un audit de la Cour des comptes, rendu public en mars 2014, qui pointait notamment une absence de stratégie globale et de moyens.
Professionnalisation et modernisation
«Cette nouvelle politique et son règlement spécifient notamment le rôle de chacun dans l’acte d’achat», relève Michel Staffoni, secrétaire général du Département des finances et des relations extérieures (DFIRE), qui a dirigé la DAL ad interim, depuis octobre 2019. C’est précisément cette entité qui se trouve désormais au cœur du processus. Comme le stipule son nouveau règlement, la DAL est garante de l’application de la politique d’achats, regroupe acheteurs et approvisionneurs (qui gèrent les stocks), conseille les entités dans leurs acquisitions et leurs relations avec les fournisseurs. «Les achats manquaient effectivement de coordination, explique Michel Staffoni. Avec les nouveaux outils en cours d’implémentation et une nouvelle stratégie, ils pourront trouver cette coordination et être également centralisés, rationalisés et standardisés.»
«Les achats manquaient effectivement de coordination. Avec les nouveaux outils en cours d’implémentation et une nouvelle stratégie, ils pourront trouver cette coordination et être également centralisés, rationalisés et standardisés.»
Pour y parvenir, la DAL pourra compter sur deux nouvelles solutions informatiques. «Si on nous demande de courir plus vite, il nous faut les bonnes chaussures», illustre Antonio Guarino. Les outils jusque-là à disposition ne permettant pas à la centrale d’achats d’atteindre les objectifs qui lui sont aujourd’hui fixés. «Ils ne permettent par exemple ni d’avoir une réelle vision des stocks ni de procéder à la gestion des fournisseurs. Le système d’information actuel date en effet encore des années 90. Les nouvelles applications en cours de développement seront, elles, en adéquation avec les sites d’achats en ligne tels que nous les connaissons actuellement.»
Première phase
Si ces nouveautés doivent permettre à la DAL d’assumer bientôt complètement sa nouvelle mission, la réforme se concentre pour l’heure uniquement sur les achats dits «massifiables et transverses». Soit les biens et services communs à plusieurs secteurs de l’administration. Pour Antonio Guarino, disposer d’une véritable centrale permettra de «proposer les bons produits à la bonne personne au bon moment. Le but premier est de satisfaire le client dans un esprit d’utilisation efficiente des ressources financières de l’État.»
«Si on nous demande de courir plus vite, il nous faut les bonnes chaussures»
Un exemple ?
Les machines à coudre utilisées dans les écoles. «Ce genre d’acquisition est bien moins coûteuse si nous coordonnons les achats pour tous les établissements qui en ont besoin, plutôt que de laisser une école en commander dix, puis une autre vingt peu de temps après. Nous devons maintenant insuffler cette culture auprès des services. Nous ne sommes plus une sorte d’économat, mais une véritable centrale au service et à disposition de l’administration cantonale.»
«Nous ne sommes plus une sorte d’économat, mais une véritable centrale au service et à disposition de l’administration cantonale.»
Autre nouveauté au cœur de la RefA : la durabilité. Elle constituera l’un des points d’attention prioritaire de la DAL, répondant ainsi aux volontés du Conseil d’État de travailler selon les principes du développement durable. Les achats seront ainsi également analysés sous l’angle de leur impact environnemental. «Avoir une vision précise des stocks, c’est par exemple éviter de faire dormir trop longtemps certains biens et donc limiter leur obsolescence. Ce qui nous permet aussi d’optimiser nos besoins en surfaces de stockage grâce à une meilleure gestion de celles-ci. Finalement ce sont des économies et une meilleure durabilité», conclut Michel Staffoni. (DT)
