Autour du courrier interne
Administration cantonale, ordre judiciaire, Université de Lausanne, CHUV : ces grandes structures, réparties sur différents bâtiments, ont leur propre système interne de distribution du courrier. Coup d’œil sur leurs différents fonctionnements.
Les employées et employés de la fonction publique connaissent bien ces enveloppes non hermétiques, aux cases remplies d’adresses parfois énigmatiques, que l’on biffe avant d’en rajouter une autre: les enveloppes du courrier interne. Il arrive qu’en se saisissant de l’une d’elles, parfois vieille de plusieurs dizaines d’années, on tombe sur le nom raturé d’un ancien membre du Conseil d’État, d’une collègue retraitée…
Utilisé à l’administration cantonale, à l’ordre judiciaire, à l’Université ou encore au CHUV, le courrier interne permet de transmettre des documents d’un service à l’autre sans passer par un service postal externe. Les systèmes de distribution diffèrent toutefois beaucoup selon les instances.
L’administration cantonale : un système discret
Le courrier interne de l’administration vaudoise est le seul historiquement attesté. L’ancien directeur des Archives cantonales cantonales, Gilbert Coutaz, indique en effet dans son ouvrage Histoire illustrée de l’administration cantonale vaudoise (1803-2007) qu’un système de courrier interne est utilisé dès la création de l’État de Vaud en 1803. Dès l’origine, il est assuré par les huissiers, ce qui n’a pas changé. Aujourd’hui encore, les courriers adressés aux secrétariats généraux transitent par les huissiers. Chaque département, ainsi que le Grand conseil et la chancellerie d’État, possèdent un panier de distribution dans lequel le courrier interne est déposé. Les huissières et huissiers de chaque département se retrouvent tous les matins au château Saint-Maire pour s’échanger les diverses enveloppes. Il s’agit uniquement de lettres et de signataires, les colis ne sont pas transportés. Les services logés dans les immeubles des secrétariats généraux peuvent également en profiter et échanger des documents par ce biais.
La digitalisation des messages n’a pas fait varier le volume de documents transmis en courrier interne, estime l’huissier-chef Didier Colliard».
«La digitalisation des messages n’a pas fait varier le volume de documents transmis en courrier interne».
L’Ordre judiciaire vaudois (OJV) : un circuit à d’autres utilités
L’ordre judiciaire vaudois utilise le courrier interne entre ses différents offices à Lausanne et à Renens. Une société externe est engagée à cet effet et met des véhicules à disposition pour un parcours prédéfini s’articulant autour du Tribunal cantonal, qui agit comme plaque tournante. La prise en charge et la décharge des caisses de courrier interne ont lieu le matin à chaque étape. Les échanges avec les offices extérieurs à la région lausannoise se font en courrier externe, par voie postale classique.
Les courriers internes sont essentiellement des dossiers de justice en transit, notamment des recours, lorsqu’un autre tribunal doit entrer en matière. Afin de rester confidentiels, ces dossiers sont rangés dans des caisses fermées dont les coursiers ne possèdent pas les clés.
Benoit Duc, responsable de la section Finances et infrastructures au Secrétariat général de l’ordre judiciaire, raconte que l’OJV profite parfois de ce système de navette de courrier interne pour livrer d’autres éléments, souvent des meubles. « Si l’un des offices a besoin d’une chaise par exemple, le Secrétariat général regarde s’il en a en réserve et la fait livrer par ce moyen ». Au pic de la crise du Covid-19, ce parcours a également été utilisé pour distribuer des stocks de désinfectant.
«Si l’un des offices a besoin d’une chaise par exemple, le Secrétariat général regarde s’il en a en réserve et la fait livrer par ce moyen».
L’Université de Lausanne: un courrier interne et externe
Le fonctionnement du courrier interne de l’Université de Lausanne est imbriqué avec son courrier externe. Ils sont en effet gérés en même temps par la société GammaRenax mandatée par Unibat, le service des bâtiments et travaux de l’Université.
Le courrier interne est réceptionné et distribué par un coursier de cette entreprise pendant la tournée du courrier externe. Ce dernier arrive tous les matins au centre postal à l’EPFL avec l’adresse 1015 Lausanne, qui est propre à l’UNIL et à L’EPFL. Le coursier effectue alors durant la matinée une tournée préétablie sur l’ensemble du campus de Dorigny dans une camionnette de fonction. Lors de cette distribution, il récupère le courrier sortant qu’il trie entre l’externe, qui va au local postal du bâtiment Anthropole, et l’interne, distribué directement. Il revient encore une fois l’après-midi prendre d’autres courriers sortants, dont du courrier interne. « Plus de la moitié du courrier interne consiste en factures ou notes de frais, car chaque entité de l’UNIL – qu’il s’agisse des départements, des facultés ou des services – envoie ses factures au service financier de l’UNIL par courrier interne » explique Yan Estermann, chef du domaine administratif d’Unibat. (SH)
